Een methodiek passend als een warme jas
Je hebt weleens van die dingen. Zoals een fiets die je slechts in het voorbijgaan ziet, in een slag verloren en verliefd. Of die schoenen die je aantrekt en die direct als gegoten zitten. Het is bijna verdacht. Geoefend als we allemaal zijn in het accepteren dat ergens eerst voor gewerkt moet worden, dat dingen passend gemaakt moeten worden.
Maar liefde op het eerste gezicht bestaat. En die jas die je aantrekt en die je gelijk nooit meer uit wilt doen, ook. Mijn afgelopen weken en komende tijd staan volledig in het teken van zo'n warme jas: scrum.
Scrum is een methode om processen leuker, transparanter en met veel meer gedeelde verantwoordelijkheid te laten verlopen. Afkomstig uit de softwareontwikkeling, heeft het ruim terrein gewonnen als projectmanagementmethodiek, maar inmiddels grijpt het als werkwijze ook buiten IT en projectmanagement gretig om zich heen. Blijkbaar zijn de resultaten goed (genoeg) en is ook de wereld om het proces heen overstag aan het gaan. Maar voor alles is het blijkbaar leuk en de moeite waard voor de teams die ermee willen en gaan werken.
De grote verschillen met de meer traditionele vormen van met name projectmanagement roepen in eerste instantie best wat weerstand op. Zo wordt er binnen scrum gewerkt met fases van twee tot vier weken, zogenaamde 'sprints'. Deze sprints worden per stuk gespecificeerd (in een 'Backlog') en uiteindelijk opgeleverd ('Demo'). Dat betekent dat er naast een globale doorkijk geen concreet idee bestaat waar project, teamleden en dus resultaat heen gaan op een termijn langer dan een maand. Dat is nogal wat, want management en stakeholders wensen liefst alles dichtgetikt te krijgen, ook al bestaat de kans dat de informatie nog gaat wijzigen.
Een ander verschil is de verantwoordleijkheid die het team draagt. En de rollen die deze verantwoordelijkheden mogelijk maken en beschermen. De klant of opdrachtgever ('Product Owner') bepaalt wat er gebouwd moet worden, en dat is per definitie één persoon. Ik werk momenteel met vier opdrachtgevers, dus dat kan enorm schelen. Deze PO is dus inhoudelijk volledig verantwoordelijk. Willen mensen of delen van de organisatie iets uit het project, dan kunnen zij dat bespreken met deze PO, zodat deze het in de planning van de volgende sprint kan opnemen en prioriteren. Het team krijgt dus deze briefing van de PO, in de vorm van wensen of 'User Stories'. Dan is het aan het team om te bepalen hoe dit moet worden ingevuld, hoeveel tijd dit kost en wie het gaat doen. Om alle werkzaamheden in een sprint te kunnen passen, moet er dus tot op een behoorlijk diep niveau worden uitgewerkt. In deze discussie schuilt heel veel toegevoegde waarde van het scrummen. Zo worden namelijk alle bouwers meegenomen door de PO in de ideëen van de business en is de PO getuige van de discussie over het hoe, etc.
Deze stukgeslagen bits and bytes worden geprioriteerd en krijgen een waarde. Deze waarde vertegenwoordigt complexiteit, of relatieve tijd. Op deze manier garandeer je a) dat de brokken klein genoeg zijn om er per persoon meerdere binnen een á twee dagen te kunnen verwerken, en b) dat belangrijke zaken eerst worden opgepakt. Dit betekent dus in vergelijking met bijvoorbeeld mijn huidige werkwijze, dat specificaties gelden voor twee weken in plaats van vier maanden. Dat betekent dus dat ik middels sprints en scrum waarschijnlijk iets heel anders ga opleveren, dan wanneer ik verder ga zoals ik al werk. Maar de kans is ontegenzeggenlijk groot dat ik, werkend zoals nu, over vier maanden iets oplever dat tegen die tijd niet meer voldoende voldoet of al snel toe is aan een forse aanvulling. Nu plan ik een reis naar Rome en over vier maanden wil ik daar zijn. De sprints laten mij de geplande reis naar Rome wellicht in Belrijn eindigen. Maar is dat slecht? Nee, want blijkbaar was dat uiteindelijk toch de bestemming die voldoet aan de belangrijkste eisen. Dat bleek tijdens het proces, waarin ik om de twee weken specificeerde, toetste en in actie kwam.
Alle activiteiten leiden uiteindelijk naar de demo. Daar wordt het resultaat van de sprint getoond. Doordat het team zelf plant, en verantwoordelijk is voor de kwaliteit van het geleverde, zie je de betrouwbaarheid en transparantie omhoog schieten. En door dit zeer moeilijke onderdeel vooral vaak (elke sprint weer) te moeten doormaken, wordt het team er snel veel beter in.
Dit alles moet mogelijk gemaakt worden en dit dient te worden gedaan door de 'Scrummaster'. Deze volslagen dienende rol binnen het team borgt het contact met de PO, de individuele rollen binnen het team, het proces an sich, maar eventueel ook (samen met, maar minstens in overleg met de PO) de afstemming met de organisatie.
Een andere cruciale taak van de scrummaster is het dagelijkse journaal faciliteren. Deze 'scrumsessie' betreft het team en duurt slechts een kwartier. In dit kwartier wordt door iedereen actief besproken wat er gisteren is gedaan, vandaag gedaan gaat worden en wat eventueel als hindernis wordt gezien. De blokkades worden, veelal, door de scrummaster opgepakt. Het team bespreekt de voortgang en helpt elkaar indien nodig. Ook hier wordt dus dagelijks, in discussie met de PO, getoetst of de verwachtingen nog kloppen en kunnen aanvullende vragen direct worden gesteld en beantwoord.
En zo wordt een organisatie geschetst, waarin de mensen die het doen, zelf plannen en verantwoordelijk zijn. Waarin iemand wordt vrijgemaakt om het hen vooral mogelijk te maken, waarin iedereen zich alleen stort op zijn/haar sterke punten en verantwoordelijkheden en de inhoud wordt bepaald door hen die daar ervaring mee en expertise van hebben. Een soort heilstaat dus, maar dan reëel.
En waarom past dit fenomeen zo goed bij mij karakter? Ik ben overbodig. Dat ten eerste. Scrum kent geen projectmanager. Maar ik heb mijn kwaliteiten in deze nooit overschat. Zo is plannen niet een van mijn kernkwaliteiten en ben ik van nature een vrij generiek geïnteresseerd persoon. Dat maakt dat de rol van scrummaster (die daarnaast sociaal, communicatief, ondersteunend dient te zijn...;)) makkelijk de mijne. Of vanuit mijn marketingverleden en interesse de rol van PO. Beide kan, en zullen vast nog op mijn pad gaan komen. Eerst ga ik me veel meer verdiepen in de methodiek. Opgeleid worden, uren maken, fouten maken, leren dienen en goed opletten wat de consequenties zijn van een nieuwe werkwijze in een traditionele omgeving en dit verandermanagement goed begeleiden. Een schat aan ervaring, maar vooral een aanwinst in mijn leven waar ik tot mijn pensioen (zakelijk) en vooral elke dag (persoonlijk) plezier van ga hebben.
Een warme jas dus...;)
Maar liefde op het eerste gezicht bestaat. En die jas die je aantrekt en die je gelijk nooit meer uit wilt doen, ook. Mijn afgelopen weken en komende tijd staan volledig in het teken van zo'n warme jas: scrum.
Scrum is een methode om processen leuker, transparanter en met veel meer gedeelde verantwoordelijkheid te laten verlopen. Afkomstig uit de softwareontwikkeling, heeft het ruim terrein gewonnen als projectmanagementmethodiek, maar inmiddels grijpt het als werkwijze ook buiten IT en projectmanagement gretig om zich heen. Blijkbaar zijn de resultaten goed (genoeg) en is ook de wereld om het proces heen overstag aan het gaan. Maar voor alles is het blijkbaar leuk en de moeite waard voor de teams die ermee willen en gaan werken.
Een ander verschil is de verantwoordleijkheid die het team draagt. En de rollen die deze verantwoordelijkheden mogelijk maken en beschermen. De klant of opdrachtgever ('Product Owner') bepaalt wat er gebouwd moet worden, en dat is per definitie één persoon. Ik werk momenteel met vier opdrachtgevers, dus dat kan enorm schelen. Deze PO is dus inhoudelijk volledig verantwoordelijk. Willen mensen of delen van de organisatie iets uit het project, dan kunnen zij dat bespreken met deze PO, zodat deze het in de planning van de volgende sprint kan opnemen en prioriteren. Het team krijgt dus deze briefing van de PO, in de vorm van wensen of 'User Stories'. Dan is het aan het team om te bepalen hoe dit moet worden ingevuld, hoeveel tijd dit kost en wie het gaat doen. Om alle werkzaamheden in een sprint te kunnen passen, moet er dus tot op een behoorlijk diep niveau worden uitgewerkt. In deze discussie schuilt heel veel toegevoegde waarde van het scrummen. Zo worden namelijk alle bouwers meegenomen door de PO in de ideëen van de business en is de PO getuige van de discussie over het hoe, etc.
Deze stukgeslagen bits and bytes worden geprioriteerd en krijgen een waarde. Deze waarde vertegenwoordigt complexiteit, of relatieve tijd. Op deze manier garandeer je a) dat de brokken klein genoeg zijn om er per persoon meerdere binnen een á twee dagen te kunnen verwerken, en b) dat belangrijke zaken eerst worden opgepakt. Dit betekent dus in vergelijking met bijvoorbeeld mijn huidige werkwijze, dat specificaties gelden voor twee weken in plaats van vier maanden. Dat betekent dus dat ik middels sprints en scrum waarschijnlijk iets heel anders ga opleveren, dan wanneer ik verder ga zoals ik al werk. Maar de kans is ontegenzeggenlijk groot dat ik, werkend zoals nu, over vier maanden iets oplever dat tegen die tijd niet meer voldoende voldoet of al snel toe is aan een forse aanvulling. Nu plan ik een reis naar Rome en over vier maanden wil ik daar zijn. De sprints laten mij de geplande reis naar Rome wellicht in Belrijn eindigen. Maar is dat slecht? Nee, want blijkbaar was dat uiteindelijk toch de bestemming die voldoet aan de belangrijkste eisen. Dat bleek tijdens het proces, waarin ik om de twee weken specificeerde, toetste en in actie kwam.
Alle activiteiten leiden uiteindelijk naar de demo. Daar wordt het resultaat van de sprint getoond. Doordat het team zelf plant, en verantwoordelijk is voor de kwaliteit van het geleverde, zie je de betrouwbaarheid en transparantie omhoog schieten. En door dit zeer moeilijke onderdeel vooral vaak (elke sprint weer) te moeten doormaken, wordt het team er snel veel beter in.
Dit alles moet mogelijk gemaakt worden en dit dient te worden gedaan door de 'Scrummaster'. Deze volslagen dienende rol binnen het team borgt het contact met de PO, de individuele rollen binnen het team, het proces an sich, maar eventueel ook (samen met, maar minstens in overleg met de PO) de afstemming met de organisatie.
Een andere cruciale taak van de scrummaster is het dagelijkse journaal faciliteren. Deze 'scrumsessie' betreft het team en duurt slechts een kwartier. In dit kwartier wordt door iedereen actief besproken wat er gisteren is gedaan, vandaag gedaan gaat worden en wat eventueel als hindernis wordt gezien. De blokkades worden, veelal, door de scrummaster opgepakt. Het team bespreekt de voortgang en helpt elkaar indien nodig. Ook hier wordt dus dagelijks, in discussie met de PO, getoetst of de verwachtingen nog kloppen en kunnen aanvullende vragen direct worden gesteld en beantwoord.
En zo wordt een organisatie geschetst, waarin de mensen die het doen, zelf plannen en verantwoordelijk zijn. Waarin iemand wordt vrijgemaakt om het hen vooral mogelijk te maken, waarin iedereen zich alleen stort op zijn/haar sterke punten en verantwoordelijkheden en de inhoud wordt bepaald door hen die daar ervaring mee en expertise van hebben. Een soort heilstaat dus, maar dan reëel.
En waarom past dit fenomeen zo goed bij mij karakter? Ik ben overbodig. Dat ten eerste. Scrum kent geen projectmanager. Maar ik heb mijn kwaliteiten in deze nooit overschat. Zo is plannen niet een van mijn kernkwaliteiten en ben ik van nature een vrij generiek geïnteresseerd persoon. Dat maakt dat de rol van scrummaster (die daarnaast sociaal, communicatief, ondersteunend dient te zijn...;)) makkelijk de mijne. Of vanuit mijn marketingverleden en interesse de rol van PO. Beide kan, en zullen vast nog op mijn pad gaan komen. Eerst ga ik me veel meer verdiepen in de methodiek. Opgeleid worden, uren maken, fouten maken, leren dienen en goed opletten wat de consequenties zijn van een nieuwe werkwijze in een traditionele omgeving en dit verandermanagement goed begeleiden. Een schat aan ervaring, maar vooral een aanwinst in mijn leven waar ik tot mijn pensioen (zakelijk) en vooral elke dag (persoonlijk) plezier van ga hebben.
Een warme jas dus...;)
Reacties